Onafhankelijk adviesbureau — geen vervoerder Toetsing · Compliance · Opleidingsplicht
Dienst 03 — het proces achter de rit

De bevinding ontstaat vóór het laden.

Een compliance-doorlichting volgt uw eigen proces van orderacceptatie tot de overdracht aan de vervoerder. Niet de rit zelf, maar alles wat daarvóór gebeurt, blijkt in de praktijk de plek waar de meeste tekortkomingen ontstaan. Wij brengen dat proces in kaart en leveren een rapport met bevindingen op prioriteit.

15–30
Bevindingen in een gemiddeld rapport
2–3
Werkdagen voor het bezoek
2 wk
Rapport na afronding bezoek
3
Prioriteitsniveaus per bevinding
Waarom deze aanpak

Het proces, niet alleen de rit

Een organisatie die gevaarlijke goederen verzendt, kan de eigen vervoerder nog zo grondig laten toetsen — wanneer het interne proces van orderacceptatie tot overdracht op onderdelen niet klopt, blijft er risico liggen dat geen enkele externe toetsing van de vervoerder wegneemt. Verkeerd ingevoerde artikelcodes, een orderbevestiging die geen ADR-vermelding oplevert, een magazijnmedewerker die niet weet dat een collo een specifiek etiket nodig heeft: dit zijn stuk voor stuk momenten die zich afspelen voordat een vervoerder ook maar in beeld komt.

De compliance-doorlichting is opgezet om precies dat proces zichtbaar te maken. Wij lopen de keten door zoals die in uw organisatie daadwerkelijk verloopt — niet zoals die op papier hoort te verlopen — en leggen vast waar de praktijk van de procedure afwijkt. Dat onderscheid is van belang: veel organisaties beschikken over een correct kwaliteitshandboek, terwijl de werkvloer een eigen, afwijkende routine heeft ontwikkeld.

Het resultaat is geen theoretische toets aan de regelgeving, maar een praktisch overzicht van waar uw organisatie concreet risico loopt, gerangschikt naar urgentie.

Werkwijze

Van intake tot rapport

01

Intake

Wij bepalen samen met u de reikwijdte: welke locaties, productgroepen en processen worden meegenomen, en welke eerdere bevindingen — bijvoorbeeld uit een classificatiebeoordeling — al bekend zijn.

02

Documentonderzoek

Voorafgaand aan het bezoek bestuderen wij uw procedures, werkinstructies en een steekproef van recente verzenddossiers, om gericht te kunnen doorvragen tijdens het bezoek.

03

Locatiebezoek

Op locatie lopen wij het proces fysiek na: orderacceptatie, opslag, verpakking, etikettering, documentopmaak en de feitelijke overdracht aan de vervoerder, met gesprekken op de werkvloer.

04

Rapportage

Elke bevinding krijgt een prioriteit — hoog, midden of laag — op basis van risico en waarschijnlijkheid, met een korte toelichting en, waar mogelijk, een concrete verbeterrichting.

05

Nazorg

Op verzoek lichten wij het rapport toe aan het management- of QHSE-team en adviseren wij over de volgorde waarin bevindingen het beste worden opgepakt.

Typering van bevindingen

Wat er in de praktijk naar boven komt

Hoog

Ontbrekende classificatie

Een productgroep zonder recente classificatiebeoordeling, of een artikelcode die niet overeenkomt met het geregistreerde UN-nummer.

Hoog

Geen aanwijsbare veiligheidsadviseur

Een verplichte aanstelling die op papier bestaat, maar in de praktijk niet functioneert of niet bekend is bij de betrokken medewerkers.

Midden

Onvolledige functiegerichte instructie

Orderverwerkers of magazijnmedewerkers die nooit zijn geïnstrueerd over hun eigen rol binnen het ADR-proces.

Midden

Verouderde werkinstructies

Procedures die niet zijn bijgewerkt na de laatste tweejaarlijkse ADR-herziening, terwijl relevante bepalingen inmiddels zijn gewijzigd.

Laag

Administratieve afwijkingen

Dossiervorming die inhoudelijk op orde is, maar niet consistent wordt gearchiveerd of niet eenvoudig terug te vinden is bij een controle.

Laag

Onduidelijke interne verantwoordelijkheid

Een taak die wel wordt uitgevoerd, maar niet formeel aan een functie is toegewezen, met risico op uitval bij personeelswisseling.

Samenhang

Hoe dit zich verhoudt tot onze andere diensten

Een compliance-doorlichting staat niet los van onze andere diensten, maar bouwt er vaak op voort. Twijfelt u aan de indeling van een specifieke stof, dan is een classificatiebeoordeling vaak een gerichter startpunt. Gaat de zorg vooral over de externe vervoerder, dan is een vervoerderstoetsing toereikend. De doorlichting is bedoeld voor organisaties die het gehele interne proces willen laten beoordelen, inclusief de vraag welke medewerkers onder de opleidingsplicht vallen.

Voor achtergrond bij specifieke onderwerpen die in een doorlichting regelmatig terugkomen, verwijzen wij ook naar onze kennisbank, onder meer over de verantwoordelijkheid van de afzender en de vrijstellingsregeling.

Veelgestelde vragen

Over de compliance-doorlichting

Hoeveel locaties kunnen in één doorlichting worden meegenomen?

Dat is afhankelijk van de omvang en gelijkvormigheid van de locaties. Voor vergelijkbare vestigingen met hetzelfde proces kan één doorlichting met een steekproef op locaties volstaan; bij sterk uiteenlopende processen adviseren wij een doorlichting per locatie.

Wordt het personeel op de werkvloer geïnterviewd?

Ja. Juist de gesprekken op de werkvloer leveren doorgaans het duidelijkste beeld op van hoe het proces in de praktijk verloopt, los van wat op papier is vastgelegd.

Is een doorlichting hetzelfde als een wettelijke audit?

Nee. Dit is een vakinhoudelijke beoordeling door een adviesbureau, geen wettelijk voorgeschreven audit door een aangewezen instantie. Het rapport is wel bruikbaar als onderbouwing richting eigen opdrachtgevers of certificerende instanties.

Wat gebeurt er met bevindingen van hoge prioriteit?

Wij adviseren deze met voorrang op te pakken en bieden desgewenst een korte hertoetsing aan zodra de betreffende maatregelen zijn doorgevoerd.

Een compliance-doorlichting geeft u een concreet beeld van waar uw organisatie risico loopt, zonder aannames en zonder onnodige alarmering. Neem contact op via [email protected] om de reikwijdte te bespreken.